Kanban-Board Beispiele: 10 Aufbauten für jeden Zweck

Das Grundprinzip eines Kanban-Boards ist immer gleich: Spalten für die Stationen der Arbeit, Karten für die Aufgaben. Welche Spalten sinnvoll sind, hängt aber stark davon ab, wofür du das Board nutzt. Hier findest du zehn erprobte Beispiele zum Nachbauen – vom Teamprojekt bis zur Haushaltsplanung.

1. Das klassische Board

Spalten: To Do · In Bearbeitung · Fertig

Der Einstieg für jedes Team und jedes Projekt. Ergänze ein WIP-Limit in „In Bearbeitung“ und du hast bereits ein vollwertiges Kanban-System. Wie du es aufsetzt, steht in Kanban-Board erstellen.

2. Teamprojekt mit Review

Spalten: Backlog · Diese Woche · In Arbeit · Review · Fertig

Für Teams, bei denen Arbeit geprüft oder freigegeben wird. Das Backlog sammelt Ideen, „Diese Woche“ zeigt die Wochenplanung. Mit Swimlanes nach Person wird die Auslastung sichtbar.

3. Agentur und Freelancer

Spalten: Anfragen · Angebot · In Arbeit · Abstimmung Kunde · Abrechnen · Fertig

Bildet den ganzen Auftrag ab – vom ersten Kontakt bis zur Rechnung. Jeder Kunde wird ein Projekt, die Zeiterfassung läuft direkt auf den Karten. Details im Artikel Zeiterfassung für Freelancer.

4. Vertrieb und Akquise

Spalten: Kontakte · Erstgespräch · Angebot verschickt · Verhandlung · Gewonnen · Verloren

Ein einfacher Vertriebstrichter ohne CRM. Jede Karte ist eine Verkaufschance, das Fälligkeitsdatum ist der nächste Nachfasstermin. Die Spalte „Verloren“ hilft bei der Auswertung, warum Angebote nicht angenommen wurden.

5. Support und Anfragen

Spalten: Neu · In Klärung · Warten auf Kunde · Gelöst

Für kleine Teams, die Anfragen ohne Ticketsystem bearbeiten. Die Spalte „Warten auf Kunde“ trennt blockierte Anfragen von echter Arbeit – sonst sieht das Board voller aus, als es ist.

6. Redaktionsplan

Spalten: Themenideen · Eingeplant · Schreiben · Korrektur & Freigabe · Geplant · Veröffentlicht

Für Blog, Newsletter und Social Media. Der Veröffentlichungstermin wird zum Fälligkeitsdatum, der Kanal zum Projekt. Mehr im Artikel Redaktionsplan erstellen.

7. Veranstaltung

Spalten: Ideen · Planung · Helfer gesucht · In Arbeit · Am Festtag · Erledigt

Die Spalte „Helfer gesucht“ ist der Trick: Sie zeigt allen, wo noch jemand gebraucht wird. Ideal für Vereinsfeste und private Feiern.

8. Projekt mit Zeitachse

Spalten: 3 Monate vorher · 4 Wochen vorher · Letzte Woche · Am Tag · Danach · Erledigt

Wenn ein Projekt auf einen festen Termin zuläuft, eignen sich Zeitabschnitte besser als Arbeitsschritte. So aufgebaut sind unsere Vorlagen für Umzug, Hochzeit und Messe.

9. Persönliches Board

Spalten: Irgendwann · Diese Woche · Heute · In Arbeit · Erledigt

Für den eigenen Alltag. Die Spalte „Heute“ bleibt kurz – drei bis fünf Karten. Das Prinzip erklärt der Artikel Personal Kanban.

10. Lernen und Studium

Spalten: Stoff · Diese Woche · Lernen · Wiederholen · Sitzt

Jede Karte ist ein Thema, jedes Fach ein Projekt. Die Spalte „Wiederholen“ sorgt dafür, dass Gelerntes nicht nach einer Woche wieder weg ist. Mehr dazu unter Lernplan erstellen.

So passt du ein Beispiel an

• Mit weniger Spalten starten: Lieber eine Spalte später ergänzen als drei leere mitschleppen.
• Spalten nach echten Wartepunkten benennen: „Warten auf Freigabe“ sagt mehr als „Sonstiges“.
• Labels sparsam nutzen: Vier bis sechs Labels reichen fast immer.

Viele dieser Beispiele gibt es als fertige Boards mit vorbereiteten Karten: Zu den kostenlosen Vorlagen.