Messe planen: Checkliste für einen erfolgreichen Messeauftritt
Messeauftritt planen von der Anmeldung bis zur Nachbereitung: Zeitplan, Standbau, Material, Personal, Leads – mit Checkliste und kostenloser Vorlage.
Ein Messeauftritt ist teuer: Standmiete, Standbau, Reise, Personal und Werbemittel summieren sich schnell. Damit sich die Investition lohnt, braucht es eine gute Vorbereitung – und eine Nachbereitung, die nicht im Alltag untergeht. Mit dieser Checkliste planst du deinen Messeauftritt von der Anmeldung bis zum letzten Nachfassanruf.
Ziele zuerst
Bevor du einen Stand buchst, kläre, was die Messe bringen soll: neue Kontakte, Termine mit Bestandskunden, Bekanntheit, ein Produktlaunch? Messbare Ziele – etwa „50 qualifizierte Gespräche“ – helfen später bei der Frage, ob sich der Auftritt gelohnt hat.
Der Zeitplan
| Wann | Aufgaben |
|---|---|
| 6–12 Monate vorher | Ziele, Budget, Stand buchen |
| 3 Monate vorher | Standkonzept, Standbau, Hotels, Ausstellerverzeichnis |
| 4 Wochen vorher | Werbemittel, Einladungen, Standdienst, Lead-Erfassung |
| Messetage | Aufbau abnehmen, Gespräche führen, Leads sichern |
| Bis 1 Woche danach | Leads kontaktieren, Ergebnis auswerten |
Die genauen Fristen setzt der Veranstalter – etwa für Katalogeinträge, Strom- und Internetanschluss am Stand oder Ausstellerausweise. Trage sie als Fälligkeitsdaten ein, damit keine verpasst wird.
Budget realistisch planen
Neben der Standmiete fallen viele weitere Posten an: Standbau oder Mietstand, Transport, Strom, Reinigung, Reise und Hotel, Verpflegung, Werbemittel und Giveaways. Plane einen Puffer ein – Kosten vor Ort sind oft höher als gedacht.
Standpersonal vorbereiten
- Schichtplan: Niemand steht acht Stunden am Stand und ist noch freundlich.
- Gesprächsleitfaden: Wie sprechen wir Besucher an, welche Fragen stellen wir?
- Lead-Erfassung: Ein einheitliches Formular für Kontaktdaten und Gesprächsnotizen.
- Briefing am Vorabend: Ziele, Produkte, Aktionen, Zuständigkeiten.
Nachbereitung: Hier entscheidet sich der Erfolg
Viele Messekontakte verlaufen im Sand, weil nach der Messe der Alltag zuschlägt. Plane die Nachbereitung deshalb vor der Messe ein:
- Leads innerhalb einer Woche kontaktieren, solange die Erinnerung frisch ist,
- vielversprechende Kontakte als Karten im Vertriebsboard anlegen,
- Kosten und Ergebnis gegenüberstellen: Hat sich der Auftritt gelohnt?
- Lessons Learned für das nächste Mal festhalten.
Für die Weiterverfolgung eignet sich ein einfaches Vertriebsboard – Beispiele findest du unter Kanban-Board-Beispiele.
Gemeinsam planen
An einer Messe arbeiten Marketing, Vertrieb, Standbauer und oft eine Agentur mit. Auf einem gemeinsamen Board sieht jeder seine Aufgaben, Angebote und Standpläne hängen als PDF direkt an den Karten. Externe Dienstleister arbeiten über den Link mit, ohne Konto. Mehr zur Planung größerer Vorhaben: Projektplan erstellen.