Zeiterfassung für Freelancer und Agenturen: einfach und abrechenbar

Für Freelancer und Agenturen ist Zeit die wichtigste Ressource – und oft die am schlechtesten dokumentierte. Wer Zeiten erst am Monatsende aus dem Gedächtnis rekonstruiert, rechnet zu wenig ab oder liefert Kunden Zahlen, die er selbst kaum begründen kann. Eine gute Zeiterfassung ist deshalb kein Kontrollinstrument, sondern Grundlage für faire Rechnungen und realistische Angebote.

Warum sich Zeiterfassung lohnt

• Vollständige Rechnungen: Kleine Aufgaben wie kurze Telefonate oder Korrekturschleifen gehen ohne Erfassung schnell verloren.
• Nachvollziehbarkeit: Kunden akzeptieren Rechnungen leichter, wenn klar ist, wofür die Zeit verwendet wurde.
• Bessere Angebote: Wer weiß, wie lange ähnliche Projekte gedauert haben, kalkuliert das nächste realistischer.
• Rentabilität erkennen: Pauschalprojekte, die regelmäßig aus dem Ruder laufen, fallen sofort auf.

Methoden im Vergleich

Der größte Vorteil der dritten Variante: Du musst nicht überlegen, wo du eine Zeit einträgst. Die Stoppuhr sitzt direkt auf der Karte, an der du gerade arbeitest.

So richtest du die Zeiterfassung ein

1. Ein Projekt pro Kunde: Lege unter „Projekte“ für jeden Kunden ein Projekt an und hänge es an die passenden Karten.
2. Spalten für den Auftragsablauf: zum Beispiel „Anfragen“, „Angebot“, „In Arbeit“, „Abstimmung Kunde“, „Abrechnen“, „Fertig“.
3. Stoppuhr starten: Mit ▶ auf der Karte läuft die Zeit. Mehrere Stoppuhren gleichzeitig sind möglich, etwa wenn mehrere Personen an verschiedenen Aufgaben arbeiten.
4. Vergessenes nachtragen: In den Kartendetails trägst du Zeiten mit Datum und Uhrzeit von – bis oder als Dauer ein, auf Wunsch mit kurzer Notiz.

Vorlage „Kundenprojekte & Zeiterfassung“ öffnen

Zeiten auswerten und abrechnen

In der Ansicht Zeiten siehst du alle Einträge nach Zeitraum, Person und Projekt. Für die Rechnung gehst du so vor:

1. Zeitraum wählen, zum Beispiel den letzten Monat.
2. Nach dem Kundenprojekt filtern.
3. Als CSV exportieren – die Datei öffnest du direkt in Excel oder deiner Buchhaltungssoftware.
4. Nach dem Rechnungsversand die Zeiten als abgerechnet markieren.

So bleibt jederzeit sichtbar, welche Zeiten noch offen sind. Abgerechnete Einträge sind vor versehentlichem Löschen geschützt.

Tipps aus der Praxis

• Sofort erfassen: Stoppuhr an, bevor du anfängst. Nachträgliches Schätzen ist fast immer zu niedrig.
• Kurze Notiz dazu: Beim Nachtragen ergänzt du ein Stichwort wie „Korrekturschleife 2“ – das hilft bei Rückfragen.
• Auch Interna erfassen: Ein eigenes Projekt „Intern“ zeigt, wie viel Zeit in Verwaltung und Akquise fließt.
• Wöchentlich prüfen: Fünf Minuten am Freitag reichen, um Lücken nachzutragen, solange du dich noch erinnerst.
• Kunden einbeziehen: Mit dem Nur-Lesen-Link sehen Kunden den Projektstand, ohne dass du Statusberichte schreiben musst.

Fazit

Zeiterfassung funktioniert dann zuverlässig, wenn sie keinen Extraschritt verlangt. Wer Aufgaben ohnehin auf einem Board organisiert, erfasst die Zeit am besten direkt dort. So entstehen ohne Mehraufwand saubere Zahlen für Rechnungen, Angebote und die eigene Planung. Wie du Kundenprojekte im Team strukturierst, liest du unter Projektplanung im Team.