Kanban-Kennzahlen: Durchlaufzeit, Durchsatz und WIP verstehen

Ein Kanban-Board zeigt den aktuellen Stand. Wer wissen will, ob das Team über die Zeit schneller, gleichmäßiger oder zuverlässiger wird, braucht zusätzlich ein paar Kennzahlen. Die gute Nachricht: Für die meisten Teams reichen drei Werte – und die lassen sich auch ohne Spezialsoftware ermitteln.

Durchlaufzeit: Wie lange dauert eine Aufgabe?

Die Durchlaufzeit (englisch „Cycle Time“ oder „Lead Time“) misst, wie lange eine Karte vom Start bis zum Abschluss braucht. Sie ist die Kennzahl, die Kunden und Auftraggeber am meisten interessiert: Wann ist meine Aufgabe fertig?

• Lead Time: von der Anfrage bis zur Erledigung – aus Sicht des Kunden.
• Cycle Time: vom Arbeitsbeginn bis zur Erledigung – aus Sicht des Teams.

Wichtiger als der Durchschnitt ist die Streuung. Dauern manche Karten zwei Tage und andere drei Wochen, lohnt sich ein Blick auf die Ausreißer: Waren sie zu groß, blockiert oder schlicht vergessen?

Durchsatz: Wie viel wird fertig?

Der Durchsatz („Throughput“) zählt, wie viele Karten in einem Zeitraum erledigt werden, zum Beispiel pro Woche. Er ist die einfachste Kennzahl überhaupt und erstaunlich aussagekräftig. Ein stabiler Durchsatz macht Planung möglich: Erledigt das Team im Schnitt acht Karten pro Woche, sind 40 Karten im Backlog etwa fünf Wochen Arbeit.

Work in Progress: Wie viel läuft gleichzeitig?

Die dritte Kennzahl ist die Menge der laufenden Arbeit. Sie hängt direkt mit den anderen beiden zusammen – über Little’s Law:

Wer die Durchlaufzeit senken will, hat also zwei Hebel: mehr schaffen oder weniger gleichzeitig anfangen. Der zweite ist fast immer der leichtere. Wie das in der Praxis funktioniert, erklärt der Artikel WIP-Limits.

Blockierte Karten und Alter

Zwei weitere Werte helfen im Alltag:

• Blockierte Karten: Wie viele Karten warten auf etwas – eine Freigabe, eine Information, einen Kunden? Eine eigene Spalte oder ein Label „Blockiert“ macht sie sichtbar.
• Alter der laufenden Arbeit: Wie lange liegt eine Karte schon in „In Bearbeitung“? Alte Karten sind Warnsignale.

So misst du ohne Spezialtool

Projektphase zeigt bewusst keine Diagramme – für kleine Teams sind sie oft mehr Aufwand als Nutzen. Mit einfachen Mitteln kommst du trotzdem an die wichtigsten Werte:

1. Durchsatz: Zähle am Freitag, wie viele Karten in dieser Woche ins Archiv gewandert sind, und notiere die Zahl auf einer Karte „Kennzahlen“.
2. Durchlaufzeit: Setze beim Start einer Karte ein Fälligkeitsdatum als Zielmarke oder notiere das Startdatum in der Beschreibung. Beim Abschluss siehst du, wie lange es gedauert hat.
3. WIP: Ein Blick auf die Spalte „In Bearbeitung“ oder die Swimlanes nach Person genügt.
4. Aufwand: Wenn ihr die Zeiterfassung nutzt, zeigt die Auswertung pro Projekt und Person, wohin die Zeit tatsächlich fließt.

Kennzahlen richtig nutzen

• Trends statt Einzelwerte: Eine schlechte Woche sagt wenig, ein Trend über zwei Monate viel.
• Kennzahlen gehören dem Team: Sie sind ein Werkzeug zur Verbesserung, kein Leistungsvergleich zwischen Personen.
• Gemeinsam auswerten: Die Retrospektive ist der richtige Ort, um über Zahlen und Ursachen zu sprechen.

Am Ende zählt nicht die perfekte Messung, sondern dass ihr merkt, ob sich etwas verbessert. Schon die einfache Frage „Werden wir schneller fertig als vor zwei Monaten?“ bringt Teams erstaunlich weit.