Stundennachweis für Kunden: Stundenzettel einfach erstellen
Was in einen Stundennachweis für Kunden gehört, wie du ihn aus erfassten Zeiten erstellst und als CSV exportierst – für Freelancer und Agenturen.
Wer nach Aufwand abrechnet, braucht einen Stundennachweis: eine Aufstellung, welche Arbeit wann und wie lange erledigt wurde. Kunden erwarten ihn zu Recht, und er schützt dich bei Rückfragen. Mühsam wird es nur, wenn du ihn am Monatsende aus Kalender, E-Mails und Gedächtnis zusammensuchen musst. Mit einer Zeiterfassung direkt an den Aufgaben entsteht der Nachweis fast von selbst.
Was gehört in einen Stundennachweis?
- Datum der Tätigkeit,
- Tätigkeit oder Aufgabe – so konkret, dass der Kunde sie zuordnen kann,
- Dauer, gegebenenfalls mit Beginn und Ende,
- Person, wenn mehrere am Projekt arbeiten,
- Projekt oder Auftrag,
- Summe für den Abrechnungszeitraum.
Zeiten richtig erfassen
Ein guter Nachweis beginnt bei der Erfassung. Bei Projektphase läuft das direkt auf der Karte:
- Lege für jeden Kunden ein Projekt an und hänge es an die Karten.
- Starte mit ▶ auf der Karte die Stoppuhr, wenn du anfängst.
- Vergessene Zeiten trägst du in den Kartendetails nach – mit Datum und Uhrzeit von – bis oder als Dauer, auf Wunsch mit kurzer Notiz.
Weil jede Zeit an einer Karte hängt, ist automatisch klar, wofür sie verwendet wurde. Der Kartentitel wird zur Tätigkeitsbeschreibung – ein weiterer Grund für gut formulierte Karten.
Den Nachweis erstellen
- Öffne die Ansicht Zeiten.
- Wähle den Zeitraum, zum Beispiel den letzten Monat.
- Filtere nach dem Kundenprojekt.
- Prüfe die Einträge und ergänze fehlende Zeiten.
- Klicke auf CSV exportieren.
Die CSV-Datei öffnest du in Excel, Numbers oder LibreOffice. Dort ergänzt du bei Bedarf Logo und Stundensatz und speicherst den Nachweis als PDF für die Rechnung.
Abgerechnete Zeiten markieren
Nach dem Versand der Rechnung markierst du die Zeiten als abgerechnet. So siehst du jederzeit, was noch offen ist, und rechnest nichts doppelt ab. Abgerechnete Einträge sind außerdem vor versehentlichem Löschen geschützt.
Tipps für Nachweise ohne Rückfragen
- Verständliche Beschreibungen: „Korrekturschleife Startseite nach Feedback vom 12.03.“ statt „Website“.
- Einheitliche Rundung: Vereinbare mit dem Kunden, ob auf 15 Minuten gerundet wird.
- Regelmäßig abrechnen: Monatlich ist für die meisten Kunden ideal – kleinere Beträge, frische Erinnerung.
- Transparenz während des Projekts: Mit dem Nur-Lesen-Link sieht der Kunde den Fortschritt laufend – die Rechnung ist dann keine Überraschung. Mehr dazu unter Projektstatus an Kunden kommunizieren.
Den Einstieg in die Zeiterfassung beschreibt der Artikel Zeiterfassung für Freelancer und Agenturen.