Kanban-Karten richtig schreiben: So formulierst du Aufgaben
Wie gute Kanban-Karten aussehen: Titel mit Verb, passende Größe, Definition of Done, Checklisten und Labels – mit Beispielen vorher und nachher.
Ein Kanban-Board ist nur so gut wie seine Karten. Steht auf einer Karte nur „Website“ oder „Kunde Müller“, weiß niemand, was eigentlich zu tun ist – und die Karte bleibt liegen. Gute Karten dagegen versteht jeder im Team ohne Rückfrage. Mit ein paar einfachen Regeln schreibst du Karten, die tatsächlich erledigt werden.
Regel 1: Ein Verb im Titel
Der Titel beschreibt eine Tätigkeit, kein Thema. Das klingt banal, ist aber der wirksamste Hebel überhaupt:
| Vorher | Nachher |
|---|---|
| Website | Texte für die Startseite schreiben |
| Kunde Müller | Angebot an Müller GmbH schicken |
| Steuer | Belege für die Steuererklärung sortieren |
| Fest | Getränke für das Sommerfest bestellen |
Ein Verb macht klar, wann die Karte fertig ist: wenn das Angebot verschickt, die Belege sortiert, die Getränke bestellt sind.
Regel 2: Die richtige Größe
Karten, die wochenlang in „In Bearbeitung“ liegen, sind fast immer zu groß. Als Faustregel gilt: Eine Karte sollte in ein bis drei Tagen erledigt sein. Größere Aufgaben teilst du auf:
- in mehrere Karten, wenn verschiedene Personen beteiligt sind oder die Teile einzeln Sinn ergeben,
- in eine Checkliste auf der Karte, wenn es kleine Schritte einer zusammenhängenden Aufgabe sind.
Zu kleine Karten sind seltener ein Problem – aber zehn Karten für „E-Mail beantworten“ machen das Board unübersichtlich. Fasse Kleinkram zu einer Karte mit Checkliste zusammen.
Regel 3: Klar, wann es fertig ist
Viele Teams streiten nicht über Aufgaben, sondern darüber, wann etwas erledigt ist. Ist ein Text fertig, wenn er geschrieben ist – oder erst, wenn er korrigiert und freigegeben ist? Haltet das als gemeinsame Regel fest, die sogenannte Definition of Done. Bei Bedarf schreibst du sie in die Beschreibung oder als Checkliste auf die Karte.
Regel 4: Alle Infos auf die Karte
Was jemand zum Erledigen braucht, gehört auf die Karte – nicht in eine E-Mail, die keiner mehr findet:
- Beschreibung: Worum geht es, was ist das Ziel? Mit Markdown kannst du Listen und Hervorhebungen nutzen.
- Dateien: Briefing, Entwurf oder Angebot direkt anhängen.
- Fälligkeit: nur für echte Termine – sonst verliert das Datum seine Bedeutung.
- Zuständigkeit: genau eine verantwortliche Person.
- Labels: Kategorie oder Dringlichkeit, damit Filter und Suche funktionieren.
Beispiel einer guten Karte
Titel: Texte für die Startseite schreiben
Beschreibung: Drei Abschnitte: Leistungen, Referenzen, Kontakt. Tonfall wie im Briefing. Maximal 300 Wörter.
Checkliste: Entwurf · Korrektur durch Lena · Freigabe Kunde
Label: Inhalt · Zuständig: Sara · Fällig: Freitag
Typische Fehler
- Karten als Notizzettel: Ideen und Gedanken gehören eher auf die Notizfläche oder ins Backlog.
- Mehrere Personen zuständig: Führt zu „Ich dachte, du machst das“.
- Alles ist dringend: Wenn jede Karte das Label „Dringend“ trägt, ist keine mehr dringend.
- Erledigtes bleibt stehen: Bei Projektphase werden erledigte Karten automatisch archiviert, sobald du sie abhakst oder nach „Fertig“ ziehst.
Gute Karten sind die halbe Miete. Die andere Hälfte ist ein Board, das zu eurem Ablauf passt – Anregungen findest du in den Kanban-Board-Beispielen.