Onboarding neuer Mitarbeiter: Checkliste für die ersten 100 Tage
Neue Mitarbeitende gut einarbeiten: Checkliste vor dem ersten Tag, für Woche eins, den ersten Monat und die Probezeit – mit Board-Vorlage.
Die ersten Wochen in einem neuen Job entscheiden oft darüber, ob jemand bleibt. Wer am ersten Tag ohne Laptop dasitzt, niemanden kennt und nicht weiß, was zu tun ist, zweifelt schnell an seiner Entscheidung. Ein gutes Onboarding verhindert das. Mit einer Checkliste, die alle Beteiligten sehen, geht dabei nichts verloren – von der IT bis zum Feedbackgespräch.
Vor dem ersten Tag
- Unterlagen vollständig: Arbeitsvertrag, Personalfragebogen und alles, was die Lohnabrechnung braucht.
- Arbeitsplatz vorbereiten: Laptop, Zugänge, E-Mail-Adresse, Telefon, Schlüssel oder Zutrittskarte.
- Pate oder Patin bestimmen: eine feste Ansprechperson für alle kleinen Fragen.
- Team informieren: Wer kommt, wann, in welcher Rolle?
- Willkommensnachricht schicken: Uhrzeit, Ansprechperson, Ablauf des ersten Tages.
Der erste Tag
- Persönliche Begrüßung und Rundgang,
- Zugänge gemeinsam testen,
- Vorstellung im Team, gemeinsames Mittagessen,
- Überblick über die nächsten Wochen.
Weniger ist mehr: Der erste Tag soll Orientierung geben, nicht mit Informationen überfluten.
Die erste Woche
- Kennenlerntermine mit wichtigen Ansprechpersonen,
- Einführung in Werkzeuge und Abläufe,
- eine erste kleine, abschließbare Aufgabe – das Erfolgserlebnis zählt,
- tägliche kurze Rückfragerunde mit dem Paten.
Der erste Monat und die Probezeit
- Ziele für die Probezeit gemeinsam festlegen,
- Feedbackgespräch nach etwa 30 Tagen: Was läuft gut, was fehlt?
- Zwischengespräch nach etwa 90 Tagen,
- Abschlussgespräch vor Ende der Probezeit.
Warum ein Board statt einer Liste?
Am Onboarding sind viele beteiligt: Personalabteilung, Führungskraft, IT, Pate, Team. Eine Checkliste in einem Dokument kennt meist nur eine Person. Auf einem gemeinsamen Board sieht jeder, welche Aufgaben bei ihm liegen und was noch fehlt.
- Die Listen bilden die Phasen ab – vom Vorlauf bis zur Probezeit.
- Labels wie „IT“, „Personal“ und „Team“ zeigen, wer gefragt ist.
- Mit Swimlanes nach Person sieht die IT auf einen Blick, was sie vorbereiten muss.
- Gesprächstermine bekommen ein Fälligkeitsdatum und werden nicht vergessen.
Für jede neue Person wiederverwenden
Öffne die Vorlage für jede neue Person neu – so entsteht in Sekunden ein frisches Board mit allen Schritten. Was ihr beim letzten Mal vermisst habt, ergänzt ihr einfach. Starten mehrere Personen gleichzeitig, legt ihr sie als Projekte an und schaltet die Swimlanes auf „nach Projekt“. Für remote startende Mitarbeitende lohnt sich zusätzlich ein Blick in Remote-Team organisieren.